Chaque salarié acquiert des congés payés dès sa première heure travaillée dans votre entreprise. Ce droit est fondamental, mais sa gestion peut parfois s’avérer complexe. Si vos collaborateurs ont le droit de prendre des congés, ils ne peuvent pas forcément partir quand ils le souhaitent. Alors, pouvez-vous refuser une demande de congé payé ? Et dans quels cas ? Voici ce que vous devez savoir pour bien gérer ces situations.
Faites respecter les règles de demande
Avant même que vos salariés ne rêvent de plage ou de montagne, assurez-vous que leur demande de congé soit formalisée correctement. C’est à vous de définir et de communiquer clairement les règles :
- sous quel format la demande doit être faite (email, portail RH, etc.)
- le délai de prévenance à respecter
- les modalités d’acceptation ou de refus
Communiquez ces règles dès l’embauche, afin que chacun puisse s’organiser sereinement.
Peut-on refuser un congé payé ? Oui, mais à condition…
Un salarié vous demande deux semaines en juillet. Pouvez-vous dire non ? Cela dépend de plusieurs critères clés que vous devez systématiquement vérifier avant de prendre votre décision :
- Le salarié a-t-il respecté le délai de prévenance prévu ?
- Son absence risque-t-elle de perturber le bon fonctionnement de votre entreprise ?
- Ses missions peuvent-elles être temporairement prises en charge par d’autres collaborateurs ?
Quels motifs justifient un refus ?
En tant qu’employeur, vous pouvez refuser une demande de congé uniquement si vous avez une raison valable liée à l’intérêt de l’entreprise. Voici les cas reconnus :
- garantir la continuité du service
- faire face à un pic d’activité ou une période de forte charge
- gérer des circonstances exceptionnelles (difficultés économiques, absence simultanée de plusieurs salariés, etc.)
⚠️ Attention : votre refus doit être justifié, sérieux et proportionné. Un refus arbitraire peut être contesté. Vous devez également laisser la possibilité à votre salarié de prendre ses congés payés à un autre moment, et vous ne pouvez pas vous contenter de verser une indemnité pour compenser.
Respectez les délais pour répondre
Même sans délai légal strict, l’employeur doit idéalement confirmer ou refuser la demande au moins un mois avant le départ prévu. Cela évite des tensions avec le salarié.
Par ailleurs, la Cour de cassation a précisé que si un salarié ne reçoit pas de réponse à sa demande de congé payé, il peut la considérer comme acceptée, sauf si une procédure impose un accord exprès préalable (C. cass, 6 avril 2022).
Pensez aussi à vos obligations légales
- Information sur l’ordre des départs : elle doit être communiquée à chaque salarié par tout moyen au moins un mois avant son départ (D3146-6 C. trav).
- Fixation de la période de prise des congés :
- Par accord d’entreprise ou d’établissement,
- À défaut, par accord de branche,
- À défaut, par l’employeur après avis du CSE.
- Période légale obligatoire : la période de prise des congés doit obligatoirement comprendre la période du 1er mai au 31 octobre chaque année (L3141-13 C. trav). Cette règle d’ordre public interdit que les congés débutent ou se terminent en dehors de cette plage.
- Durée minimale : l’employeur doit accorder au salarié au moins 12 jours ouvrables consécutifs de congés dans cette période (L3141-19 C. trav).
- Information des salariés : la période des congés doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant son ouverture (D3141-5 C. trav), soit au plus tard le 1er mars pour une période débutant le 1er mai.
En résumé : vos bonnes pratiques pour gérer les congés payés
- Communiquez clairement les règles de demande dès l’embauche.
- Exigez que les demandes respectent le délai de prévenance fixé.
- Analysez l’impact de chaque absence sur votre activité avant de répondre.
- Motivez toujours vos refus avec des raisons objectives.
- Répondez rapidement pour permettre à chacun de s’organiser.
- Vérifiez les éventuels accords collectifs ou règles internes applicables.
